Кузнецова Л. О. «Цифровые возможности при проведении экспертизы документов»

УДК 004.9:930.25+930.22

«Цифровые возможности при проведении экспертизы документов»

Л. О. Кузнецова,

Государственный архив Республики Татарстан,
г. Казань, Республика Татарстан, Российская Федерация

“Digital opportunities in the document examination”

L. O. Kuznetsova,

The State Archive of the Republic of Tatarstan,
Kazan, the Republic of Tatarstan, the Russian Federation

Аннотация

В Республике Татарстан на протяжении нескольких лет проводится Международный форум KAZAN DIGITAL WEEK. Это обусловлено тем, что Республика Татарстан является наиболее активным регионом по внедрению передовых инновационных технологий в Российской Федерации. Архивная отрасль Республики Татарстан ежегодно принимает активное участие в форуме в направлении «Цифровые технологии в государственном управлении».

Abstract

It is known, that International Forum KAZAN DIGITAL WEEK has been held in the Republic of Tatarstan for several years. This is due to the fact that the Republic of Tatarstan is the most active region in introducing advanced innovative technologies in the Russian Federation. The archive industry of the Republic of Tatarstan annually takes an active part in the forum in the direction of “Digital Technologies in Public Administration”.

Ключевые слова

Международный форум KAZAN DIGITAL WEEK, Архивная служба Республики Татарстан, экспертиза ценности документов, информатизация архивной отрасли.

Keywords

International Forum KAZAN DIGITAL WEEK, the Archival Service of the Republic of Tatarstan, expertise of documents value, the informatization of the archival industry.

10 сентября 2024 г. в г. Казань в рамках Международного форума KAZAN DIGITAL WEEK – 2024 состоялась секция «Цифровые возможности при проведении экспертизы документов», на которой были рассмотрены несколько приоритетов развития архивной отрасли. Прежде всего, это внедрение прорывных «сквозных» технологий в архивной отрасли в целом и использование искусственного интеллекта для осуществления экспертизы ценности документов.

В мероприятии приняло участие более 200 человек. Среди них ученые-исследователи, эксперты в сфере it-технологий, сотрудники архивных и научных учреждений.

Состав спикеров был представлен ведущими архивистами Российской Федерации, Республики Узбекистан, учеными и профессионалами-практиками, работающими в области архивного дела из Москвы, Санкт-Петербурга, Ханты-Мансийска.

Формат сессии стал предпосылкой для свободного обмена мнениями и опытом как и участников конференции, так и для развертывания широкой дискуссии, которая определенно помогла формулированию наиболее актуальных задач, стоящих перед архивным сообществом, и позволила наметить возможные пути их решения.

В целом, сформировавшаяся к концу ХХ в. теория и практика проведения экспертизы ценности документов в настоящее время нуждается в дальнейшем развитии с учетом широкого распространения электронных документов, новых возможностей использования прорывных информационных технологий, назревшей необходимости решения нормативно-правовых вопросов комплектования архивов. Экспертиза ценности осуществляется на различных этапах работы с документами, при этом ее целями являются установление сроков хранение документов и отбор части из них на постоянное хранение. В своей практической деятельности архивисты опираются на перечни документов с указанием сроков их хранения, разработка которых требует применения специальной методики.

Экспертиза ценности документов (ЭЦД) – это один из наиболее наукоемких разделов документоведения, требующий глубоких знаний истории и социальных наук, обладания структурно-аналитическим инструментарием, понимания особенностей происходящих изменений в жизни общества и их влияние на методологию и процедуры ЭЦД, а также понимания риска ошибок в проведении экспертизы ценности документов как для организаций, так и в масштабах государства.

Важным фактором, влияющим на методологию и процедуры экспертизы ценности документов, является рост объема документов и появление, активное внедрение в социально-культурную и хозяйственно-экономическую деятельность электронных документов.

Говоря об экспертизе ценности документов и возможностях применения искусственного интеллекта, необходимо охарактеризовать существующее положение в этих областях, вслед за чем можно определить возможные области пересечения. Понимание экспертизы ценности документов и акценты этой деятельности меняются, что находит отражение, как в научных дискуссиях, так и в принимаемых нормативно-методических документах.

Участники сессии отметили, что современные специалисты и эксперты должны обладать высоким уровнем профессиональной квалификации, быть способными структурировать и формализовывать знания о ценности документов и риске их утраты. К сожалению, таких экспертов крайне мало в связи с чем архивисты все чаще рассматривают перспективы, которые дают технологии искусственного интеллекта для осуществления этой деятельности.

На сесcии обсуждались следующие вопросы:

– возможности, риски и перспективы использования новейших информационных технологий, в том числе элементов искусственного интеллекта, при проведении экспертизы ценности документов;

– система критериев экспертизы ценности документов, их полнота и актуальность на современном этапе;

– роль экспертов в применении критериев экспертизы ценности относительно конкретных документов;

– организация взаимодействия между архивами и организациями – источниками комплектования.

Также участники секции рассмотрели проблемы, связанные с информатизацией архивной отрасли, которая затрагивает подготовку архивов к приему на хранение электронных документов, в том числе техническое переоснащение архивов, создание специализированных хранилищ электронной документации и электронного фонда пользования.

Особенностями текущей ситуации в нашей стране в отношении электронных документов является следующее:

– в настоящее время набирает темпы процесс перехода от традиционных бумажных документов к электронным, который начинает охватывать в т.ч. документы длительного и постоянного срока хранения.

– все больше создается подлежащих длительному хранению изначально электронных документов. А это означает, что вскоре они начнут поступать в архивы.

Специалисты-практики поднимают вопросы порядка хранения электронных документов и электронных образов бумажных документов, а также юридической силы электронных документов.

При этом необходимо учитывать, что традиционные архивы не приспособлены для хранения электронных материалов. Для электронных архивов требуется иная идеология, иная нормативно-правовая, техническая и технологическая базы.

В настоящий момент на отечественном рынке программного обеспечения в сфере архивного дела существуют и динамично развиваются несколько компаний, которые активно предлагают свои программные продукты для внедрения в государственные и муниципальные архивы.

В современных реалиях отечественные компании-разработчики архивных информационных систем работают по программе импортозамещения.

В передовых субъектах страны в области архивного дела активно внедряются архивные информационные системы, компаниями разработчиками которых выступают как известные Восход, ЭЛАР, Альт-Софт, ICL так и менее известные. Они создают технологии по автоматизации внутриархивных работ в сфере комплектования, хранения, учета и использования архивных документов (включая ведение списков организаций-источников комплектования), обслуживание читального зала, контроль движения фондов (включая систему топографирования), контроль сохранности фондов и многое другое).

В этом контексте в процессе работы секции были заслушаны доклады об отраслевых информационных системах, являющихся на сегодняшний день безусловными лидерами в области информатизации архивного дела в Российской Федерации.

Как отметили участники сессии, планируемые в недалеком будущем Центры хранения электронных документов, помимо прочего, должны будут обеспечивать централизованный прием, хранение и организацию использования электронных документов органов исполнительной и государственной власти, использующих систему электронного документооборота и включенных в системы Межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и электронного взаимодействия (СМЭВ), и других организаций – источников комплектования.

В своих выступлениях эксперты затронули следующие вопросы:

– Директор агентства «Узархив» при Министерстве юстиции Республики Узбекистан У. М. Юсупов ознакомил участников с информацией об оцифровке архивных услуг, проблемах и решениях. Отметил, что Управление архивами осуществляется Агентством «Узархив», находящимся при Министерстве юстиции. В стране функционирует 226 государственных архивов, все подключены к единой информационной системе. В архивах Узбекистана хранится более 11 миллионов единиц бумажных документов, около 551 тысячи фотодокументов, свыше 16 тысяч звуковых и более 21 тысячи видеодокументов.

Архивы предоставляют 85 видов услуг, из которых 7 являются наиболее востребованными. Созданы и внедрены три модуля информационных систем: для онлайн-предоставления услуг, для оцифровки документов и для использования архивных документов в виртуальном читальном зале.

– Заместитель директора Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Е. А. Романова в своем докладе обратила внимание на характеристику действующей системы нормативно-правового регулирования методического обеспечения сферы комплектования архивов и экспертизы ценности документов, разработанных проектов нормативных правовых актов, типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения. Обозначила перспективы применения новейших информационных технологий при проведении экспертизы ценности документов.

– Председатель Государственного комитета Республики Татарстан по архивному делу Г. З. Габдрахманова ознакомила с современными возможностями ГИС ЕАИС РТ, перспективами ее развития. Отметила, что система динамично развивается, в настоящее время состоит из более 21 модуля, прорабатывается вопрос интеграции системы с информационной системой «Бинарный полнотекстовый классификатор», которая будет проводить экспертизу ценности электронных документов.

– Руководитель направления систем машинного обучения лаборатории Наносемантика В. А. Верезубова рассказала о проблемах и решениях при работе по модернизации государственной информационной системы при помощи бинарного полнотекстового классификатора для ГБУ «Государственный архив Республики Татарстан».

– Председатель Архивного комитета Санкт-Петербурга П. Е. Тищенко остановился на целях и задачах внедрения цифровых технологий в деятельность архивов и функциональных возможностях ГИС «Государственные архивы Санкт-Петербурга» как части электронной экосистемы современного города, как технология повлияла на трансформацию регионального управления архивами.

– Руководитель службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры Ю. В. Дружинина поделилась опытом эксплуатации «ГИС «Электронный архив Югры». В 2023 г. разработана версия 2.0 Электронного архива Югры на базе отечественного программного обеспечения. Версия 2.0 Электронного архива Югры не только выполняет функционал, предусмотренный в предыдущей версии, но объединяет на своей платформе межархивные информационно-поисковые ресурсы, электронные сервисы и мультимедийные ресурсы, разработанные Архивной службой Югры совместно с архивами автономного округа, и стала цифровой платформенной бизнес-моделью архивной отрасли региона с новым каталогом услуг и сервисов, современным дизайном и интуитивно понятным интерфейсом, позволяющей эффективно управлять информационными ресурсами архивов и выстраивать коммуникацию между ними и пользовательской аудиторией.

– Руководитель Федерального центра консервации библиотечных фондов Е. А. Ляховицкий остановил внимание на проблемах полноты информации в пользовательских и охранных копиях особо ценных документов и книжных памятников. Представлен опыт комплексного исследования различных аспектов внетекстового информационного потенциала книжных памятников и документов.

– Заведующий лабораторией оптической памяти на стекле ФГБОУ ВО «Российский химико-технологический университет им. Д. И. Менделеева» И. С. Глебов отметил, что при поддержке Фонда перспективных исследований в Российском химико-технологическом университете (РХТУ) им. Д. И. Мен­делеева разработали технологию хранения данных на стекле. Она способна конкурировать со стартапами, развиваемыми мировыми лидерами, например, с проектом памяти на стекле Project Silica от Microsoft. Это разработка новой оригинальной физической реализации систем хранения данных, в результате которой полностью переосмысливается подход к долговременному хранению данных.

В рамках Международного форума KAZAN DIGITAL WEEK было подписано соглашение о сотрудничестве между Государственным архивом Республики Татарстан и Фондом перспективных исследований с целью создания условий для развития, внедрения и последующей коммерциализации результатов интеллектуальной деятельности, созданных в рамках проекта Фонда «Разработка демонстраторов системы записи, считывания и носителей информации на основе кварцевого стекла для систем архивного хранения данных»^[1].

Сведения об авторе

Кузнецова Людмила Олеговна, кандидат исторических наук, заместитель директора по научным исследованиям и публикациям Государственного архива Республики Татарстан, e-mail: lyudmila.kuznecova@tatar.ru

About the author

Lyudmila O. Kuznetsova, Candidate of Historical Sciences, Deputy Director for Scientific Research and Publications of the State Archive of the Republic of Tatarstan, e-mail: lyudmila.kuznecova@tatar.ru

В редакцию статья поступила 01.10.2024, опубликована:

Кузнецова Л. О. «Цифровые возможности при проведении экспертизы документов» // Гасырлар авазы – Эхо веков. – 2024. – № 3. – С. 188-192.

Submitted on 01.10.2024, published:

Kuznetsova L. O. “Tsifrovye vozmozhnosti pri provedenii ekspertizy dokumentov” [“Digital opportunities in the document examination”]. IN: Gasyrlar avazy – Eho vekov [Echo of centuries], 2024, no. 3, pp. 188‑192.