А. Н. Сиразутдинова. Архивный отдел Исполнительного комитета Сабинского муниципального района Республики Татарстан

Аннотация

В статье представлен краткий исторический обзор развития архивного дела в Сабинском муниципальном районе Республики Татарстан. Работа архивного отдела направлена на сохранение, пополнение и использование документов архивного фонда муниципального района. Участие архивного отдела в государственных программах и грантах Государственного комитета Республики Татарстан по архивному делу позволяет создавать лучшие условия для развития и популяризации истории местного края среди подрастающего поколения, своевременно исполнять социально-правовые запросы от населения. В настоящее время в архивном фонде насчитывается 24 483 единицы хранения, из которых 17 938 – управленческие документы органов власти, государственных учреждений и предприятий. Самый ранний документ датируется 1929 г. – протокол заседания Исполкома Сабинского районного Совета депутатов трудящихся.

Abstract

The article is a brief historical review of the archivistics development in Saby municipal district of the Republic of Tatarstan. The archival department deals with the preservation, replenishment and handling of the archival fund documents of the municipal district. The participation of the archival department in government programs and grant projects of the State Archive-Keeping Committee of the Republic of Tatarstan enables to create better conditions for the development and popularization of the local history among the youngsters and timely comply with social and legal requests of the population. Currently, 24 483 items are available in the archival fond, 17 938 of which are administrative documents of the authorities, government agencies and enterprises. The earliest document dates from 1929, it is the minutes of the meeting of the Executive Committee of Saby Regional Council of Workers' Deputies.

Ключевые слова

Архивный отдел Исполнительного комитета Сабинского муниципального района Республики Татарстан, развитие архивного дела, история Сабинского района, оцифровка документов.

Keywords

Archival department of the Executive Committee of Saby municipal district of the Republic of Tatarstan, archivistics development, history of Saby district, document digitization.

Сабинский муниципальный район, расположенный на севере Республики Татарстан, в центральной части Предкамья – Предкамской экономической зоне, образован в 1930 г. Сегодня в районе проживает более 31 тысячи человек: 96 % ‒ татары, 3 % ‒ русские, 1 % ‒ представители других национальностей.

Площадь района составляет 1,62 % от общей площади республики. Девятнадцать сельских и одно городское поселение объединяют 67 населенных пунктов, каждый из которых имеет свою историю.

Село Богатые Сабы – одно из древнейших поселений района. Оно упоминается и в историческом народном дастане «Идегей»:

…Наш священный город Булгар.

И ему подчиненный Сувар,

И высоковоротная Казань,

Джуке-Тау над гладью речной

И Сабы в глубине лесной…

Точная дата образования Сабинского районного архива неизвестна. В докладе управляющего Центрального архивного управления ТАССР А. И. Ямпольской о деятельности управления за 1930-1935 гг. шла речь об организации районных архивов. На 1 июля 1936 г. лишь в 40 из 60-ти районов республики были организованы районные архивы, причем 37 из них ‒ в 1933-1935 гг.[1]

«Много лучше обстоит дело в следующих районах:… Сабинский…»[2]. Однако, в протоколе № 15 расширенного заседания членов Президиума Чурилинского волостного Исполнительного комитета Арского кантона от 3 марта 1930 г., отмечается: «В прошлом году, в связи с переездом на другое место волостного Исполнительного комитета и отсутствием места для размещения архива, и в связи с дальностью и ветхостью здания архива, из денег, выделенных на ремонт, 25 рублей использовать на организацию архива в одном из кабинетов волостного Исполнительного комитета»[3].

Имена первых заведующих архивом в документах не сохранились. В разные годы им руководили: Хазяр Хайбиевна Валиуллина (1955-1960), Язиля Сабирзяновна Галимзянова (1960-1962), Зульфия Шаймиевна Шаймиева (1962-1968), Файруза Касимовна Шарипова (1968-1979), Фаргат Масгутович Нуретдинов (1979-1983), Марат Гаптелахатович Сайфутдинов (1983-1987), Роза Рушановна Латипова (1987-2013).

С 2013 г. архивным отделом, являющимся структурным подразделением Исполнительного комитета Сабинского муниципального района Республики Татарстан, руководит Альбина Накиповна Сиразутдинова. Штатная численность работников установлена Исполнительным комитетом и на сегодня составляет два человека: начальник отдела и главный специалист.

Работа отдела направлена на сохранение документов архивного фонда муниципального района, комплектование фондов документами постоянного хранения, по личному составу ликвидированных предприятий, на своевременное исполнение запросов, поступающих в архив, и удовлетворение потребностей органов государственной власти и местного самоуправления в получении архивной информации.

Вопросы комплектования Архивного фонда Республики Татарстан, включающие работу со списком организаций ‒ источников комплектования (определение состава организаций, создающих документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение), являются одним из приоритетных направлений в деятельности архива района. В архивном отделе в списке организаций ‒ источников комплектования числятся 35 организаций.

В архивном фонде Сабинского муниципального района хранятся документы с 1929 по 2013 г., в общей сложности насчитывается 24 483 единицы хранения, из которых 17 938 – управленческие документы, 6 411 – по личному составу, 128 – фотодокументов.

В управленческой документации представлена информация о социально-экономическом развитии района и жизни его населения в разные периоды. Большой интерес представляют документы, связанные с эвакуацией в годы Великой Отечественной войны. Летом 1941 г. Сабинский район принял более 3,5 тысячи человек из разных регионов страны. В настоящее время в архивный отдел поступают запросы по эвакуированным по линии «Клеймс Конференц»: из Германии, Франции, Москвы.

В воображении людей, далеких от архивной жизни, при упоминании архива, наверняка, рисуются длинные коридоры стеллажей с тоннами бумажных папок. Безусловно, сбор, хранение и поддержание должного состояния документов, выдача копий или архивных справок посетителям – одни из главных функций архива. Но не единственные. Работа здесь самая разная.

Архивный отдел Сабинского муниципального района обеспечивает единый порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов и имеет для этого соответствующую материально-техническую базу. Внедрены программы для электронного информационного взаимодействия с отделениями Пенсионного фонда.

В марте 2013 г. был внедрен в работу программный комплекс «VipNet» (Клиент), в соответствии с которым архивный отдел совместно с Пенсионным фондом Российской Федерации по Республике Татарстан производят обмен информацией (документами) социально-правового характера, необходимой для реализации гражданами своих пенсионных прав в электронной форме. Целью данного проекта является организация защищенного электронного документооборота.

Отдел планомерно сотрудничает с многофункциональными центрами, развивая практику оказания государственных и муниципальных услуг через них. Эти услуги удобны для пользователей, к тому же, существенно сокращает время на обработку запросов в архиве.

У каждого архива есть важная цель ‒ облегчить поиск по документам как для архивистов, так и для пользователей, ускорив и упростив его. Свое приближение к цели архивисты напрямую связывают с показателями объема данных, введенных на уровне дел в программу «Архивный фонд». Введение в программный комплекс «Архивный фонд» (4-я версия) данных, на уровне фондов, описей и заголовков дел, в архивном отделе полностью завершена.

В 2016 г., в рамках реализации Государственной программы «Развитие архивного дела в Республике Татарстан на 2016-2020 годы», создана «Единая архивная информационная система Республики Татарстан» (ЕАИС РТ), предусматривающая подключение к ней государственных и муниципальных архивов. В 2016 г. все данные из программы «Архивный фонд» (4-я версия) выгружены в ЕАИС РТ.

Сотрудники архивной службы участвуют также в издательских проектах, готовят различные выставки на основе документальных материалов, проводят экскурсии. Архивные документы экспонируются на выставках, приуроченных к годовщине Победы в Великой Отечественной войне, межархивных интернет-выставках, таких как «История Республики Татарстан в документах муниципальных архивов», «История народного просвещения и образования в Республике Татарстан в документах муниципальных архивов» и др.

Архивный отдел занимается пропагандой и популяризацией использования архивного фонда с подрастающим поколением. Совместно с Сабинской центральной районной библиотекой им. Абрара Каримуллина, для 6-х классов Сабинской гимназии был проведен патриотический час «Ничто не забыто». К 100-летию государственной архивной службы были организованы выставки, проведены классные часы и экскурсии для учащихся школы-интерната с углубленным изучением отдельных предметов для одаренных детей, Сабинской гимназии и Шикшинской основной общеобразовательной школы.

В апреле 2017 г. Государственным комитетом Республики Татарстан по архивному делу и местным отделением ТРО ВПП «Единая Россия», под руководством Общественного Совета по реализации партийного проекта «Историческая память», в рамках Всероссийского проекта «Историческая память», была запущена акция «Письма военных лет 1941-1945 гг.». В связи с этим, архивным отделом была проделана большая работа по сбору и оцифровке писем. Письма военных лет размещены на портале «Архивы Республики Татарстан». Из Сабинского района представлено 68 писем.

В рамках проекта, отделом также была проведена выставка «Письма военных лет». Собраны и устные воспоминания участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг., материалы направлены на хранение в Государственный архив Республики Татарстан.

В соответствии с приказом Государственного комитета Республики Татарстан по архивному делу «О Республиканском конкурсе генеалогических исследований «Моя родословная»» №31-од от 19 февраля 2019 г., проведен муниципальный этап конкурса, на который было представлено 13 работ. На торжественном мероприятии, посвященном Дню семьи, победители муниципального этапа были награждены грамотами и призами. Двое участников от района победили и в Республиканском конкурсе: в первой возрастной группе второе место заняла ученица 2 «Б» класса Сабинской гимназии Аиша Камолова, в пятой возрастной группе третье место занял Абдуллин Муса Махмутович с исследовательской работой «Мәмәт бушлыгыннан Байлар Сабасына».

В республиканском конкурсе «Лучший архив некоммерческой организации и органа публичной власти – источника комплектования государственного (муниципального) архива Республики Татарстан» принимала участие Финансово-бюджетная палата Сабинского муниципального района Республики Татарстан. По итогам конкурса Финансово-бюджетной палате Сабинского муниципального района Республики Татарстан присуждено третье место.

Сотрудники архивного отдела принимают участие в обучающих семинарах по актуальным проблемам архивного дела. В июле 2017 г. начальник архивного отдела прошла в ГБУ «Государственный архив Республики Татарстан» стажировку по обеспечению сохранности (реставрация, переплет, подшивка, дезинсекция, оцифровка и др.) архивных документов.

С целью повышения квалификации профессиональной деятельности в октябре 2017 г. А. Н. Сиразутдинова прошла обучение по программе «Ведение архивного дела» в Высшей школе государственного и муниципального управления Казанского (Приволжского) федерального университета. В декабре 2017 г. – обучение по теме «Правовые основы доступа к архивным документам и архивной документной информации и методика их применения в практической работе архивов. Организация использования документов АФ РФ (принципы, формы, методы)», с участием сотрудников Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

В последние годы в плане финансирования и материально-технического оснащения в архивном отделе произошли заметные улучшения. С ноября 2013 г. по март 2014 г. был проведен ремонт нового архивохранилища площадью 104,86 кв. м. В ходе проведения ремонтных работ были решены многие вопросы по обеспечению сохранности документов и организации их хранения. Архивохранилище полностью оснащено современной охранно-пожарной сигнализацией, средствами пожаротушения и пожарной безопасности.

Большим плюсом в работе отдела стала установка мобильных передвижных стеллажей, что позволило заменить старые стеллажи и увеличить вместимость стеллажей хранилища с 296 до 882 погонных метров. Передвижные стеллажи, в отличие от стационарных архивных стеллажей, решили задачу не только хранения документации, но и более рационального использования имеющихся площадей.

В рамках реализации Государственной программы «Развитие архивного дела в Республике Татарстан на 2016-2020 годы» были выделены средства для проведения капитального ремонта помещений архивного отдела.

Сабинский муниципальный район – динамично развивающийся район Республики Татарстан. Под руководством Главы Сабинского муниципального района Р. Н. Минниханова он стал одним из передовых районов республики, внедряющих в жизнь новые формы работы, новые технологии, инновационные программы. Архивный отдел Исполнительного комитета Сабинского муниципального района также не остался в стороне и участвует в проекте по обеспечению сохранности архивных документов с использованием современных архивных технологий.

Одним из перспективных направлений деятельности архивного отдела, с точки зрения новых технологий, является оцифровка документов архивного фонда для создания их электронных копий. Под оцифровкой документов понимают процесс перевода документов из традиционной (бумажной) формы в электронный (цифровой) вид с помощью специальных технических средств.

Бумажные документы со временем желтеют, выцветают, подвергаются грибковому воздействию и другим внешним факторам – это далеко не полный перечень неудобств, с которыми приходится сталкиваться при работе с бумажными архивами. Но при этом существует достаточно простой и удобный способ решения проблемы – оцифровка документов.

С этой целью в 2017 г., мы приняли участие в конкурсе на получение грантовой поддержки муниципальных архивов Республики Татарстан по Государственной программе «Развитие архивного дела в Республике Татарстан на 2016-2020 годы», представив разработанный нами проект «Архивы будущего начинаются сегодня». Проект, цель которого – перевод документов в электронный вид, получил грант в номинации «Поддержка проектов по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Республики Татарстан и иных архивных документов» – специальный комплекс для оцифровки бумажных документов (компьютер и сканер).

В рамках реализации проекта, была поставлена задача оцифровать в 2018-2020 гг. документы Президиума Сабинского районного Совета народных депутатов за 1929-1950 гг. Это 104 ед. хр. на 13 195 листах. На сегодняшний день все они оцифрованы, но так как имелись двухстраничные документы, в результате получилось на 2 455 листов больше, всего 15 650 листов. План проекта, рассчитанный на три года, выполнен за год.

В архивном отделе проведена работа по выявлению и учету особо ценных документов. Экспертно-проверочной и методической комиссией Государственного комитета Республики Татарстан по архивному делу таковыми были признаны: списки и документы семей, эвакуированных в район во время Великой Отечественной войны, карты возникновения колхозов, документы об административно-территориальном делении Тюлячинского района. Эти документы оцифрованы и размещены в Единой архивной информационной системе.

Сабинский архивный отдел оказывал помощь по оцифровке особо ценных документов Арского, Балтасинского, Кукморского и Тюлячинского районов. Всего оцифровано 4 757 документа (67 ед. хр.): 243 документа из Кукмора, 431 – из Арска, 163 – из Балтаси, 43 – из Тюлячи, 3 877 – из Сабов.

20 декабря 2017 г. на базе архивного отдела Исполнительного комитета Сабинского муниципального района состоялся семинар-практикум по оказанию муниципальными архивами государственных и муниципальных услуг в электронном виде.

Подготовку прошли представители территориальных подразделений Пенсионного фонда России и МФЦ, Государственного комитета Республики Татарстан по архивному делу, представители архивной службы Республики Крым, а также руководители муниципальных архивов близлежащих районов (Арский, Атнинский, Балтасинский, Кукморский, Мамадышский, Рыбно-Слободский, Тюлячинский).

Участники ознакомились с алгоритмом подачи заявления на получение архивных справок о стаже и заработной плате через портал государственных и муниципальных услуг Республики Татарстан, приняли участие в практическом занятии по созданию электронного фонда пользования на примере проекта «Архивы будущего начинаются сегодня», реализуемом в рамках грантовой поддержки муниципальных архивов Республики Татарстан в 2017 г.

Архивы будущего… Какими бы они не представлялись, они будут кладовой памяти человечества, постоянным источником познания и проверки истины, связующим звеном между прошлым и будущим, хранителем информации, накопленных знаний для передачи нашим потомкам.

ПРИМЕЧАНИЯ:

[3]. Архивный отдел Исполнительного комитета Сабинского муниципального района Республики Татарстан, ф. 7, оп. 1, д. 1, л. 48.

Фото предоставлены автором статьи.

Photos are submitted by the author of the article.

Сведения об авторе

Сиразутдинова Альбина Накиповна, начальник архивного отдела Исполнительного комитета Сабинского муниципального района Республики Татарстан, e-mail: saby.arhiv@tatar.ru.

About the author

Albina N. Sirazutdinova, Head of Archival department of the Executive Committee of Saby municipal district of the Republic of Tatarstan, e-mail: saby.arhiv@tatar.ru.

В редакцию статья поступила 23.04.2019 г., опубликована:

Сиразутдинова А. Н. Архивный отдел Исполнительного комитета Сабинского муниципального района Республики Татарстан // Гасырлар авазы ‒ Эхо веков. ‒ 2019. ‒ № 2. ‒ С. 192-199,

Submitted on 23.04.2019, published:

Sirazutdinova A. N. Arhivny otdel Ispolnitelnogo komiteta Sabinskogo munitsipalnogo rayona Respubliki Tatarstan [Archival department of the Executive Committee of Saby municipal district of the Republic of Tatarstan]. IN: Gasyrlar avazy ‒ Eho vekov, 2019, no. 2, p. 192-199.